东北财经大学举办国际会议管理规定

一、国际会议的界定

本规定适用于由我校举办的（包括申办、合办、承办），与会者来自三个或三个以上国家或地区的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。双边及两岸会议同样参照此规定。

二、国际会议的申报流程

举办国际会议的单位需按照《东北财经大学申报国际会议流程》要求，在前一年度向国际交流与合作处上报《国际会议计划申请报告》，并在正式举办国际会议前四个月上报《举办国际会议申请报告》及详细计划，双边及两岸会议需在会议举办前一个月上报《举办国际会议申请报告》及详细计划，待审批合格后，方可按计划召开。

此外,申报单位需按照《东北财经大学关于进一步加强哲学社会科学报告会、研讨会、讲座、论坛管理的实施细则》相关要求，向党委宣传统战部提交《东北财经大学哲学社会科学报告会、研讨会、讲座、论坛审批表》进行审核、报备。

三、国际会议的召开

1.申办成功后，由国际交流与合作处协助办会单位为外籍与会人员办理来华签证手续；

2.办会单位应事先对与会代表送交的论文进行审查；
3.如计划邀请校领导参会并讲话，应于会议召开一周前将详细计划及讲话稿报送学校国际交流与合作处；
4.一切重要涉外事宜，办会单位均应事先与国际交流与合作处沟通，以便及时请示报告，妥善处理。

四、国际会议的总结

国际会议结束后一个月内，办会单位需向国际交流与合作处提交会议总结，总结内容包括：

1.会议名称、地点、时间；

2.实际参会人员信息；

3.会议收到中外方论文数，是否公开发表；

4.会议效果及存在的问题；

5.经费使用情况。

五、相关要求

1.严格控制会议数量，未经批准不得擅自对外申办或承诺。凡无实质内容的国际会议一律不得举办。原则上不搞固定年会或与外方轮流开会机制；

2.严格控制会议规模，百人以上的国际会议要慎办少办。与国际组织与外国有关团体、机构共同举办或受其委托承办的国际会议，规模不得超过往届，并确保取得实效。按照国家相关要求，不得为提高会议规格随意使用“首届”、“国际论坛”、“峰会”等称谓；

3.严格控制会议开支，办会单位应本着“勤俭办外事”的原则，科学、规范、合理地申报国际会议预算，力求简朴高效。根据国际惯例，不得擅自承诺提供任何免费服务，不得安排非会议内容的接待服务，不发会议纪念品，不赠送礼品，不组织公款参观游览等。除特邀代表外，一般参会人员往返路费及食宿费一律自理。会议用餐以自助餐为主，尽量不安排迎送宴请。

东北财经大学国际交流与合作处

2021年5月20日